เตรียมพร้อมกับการ Work From Home

วันนี้เกือบทุกบริษัท เริ่ม Work From Home  กันอย่างเต็มรูปแบบ บางที่อาจจะมีการแบ่งทีมเข้าออฟฟิศตามความเหมาะสม ซึ่งการย้ายตัวเองจากโต๊ะทำงานที่ออฟฟิศมาสู่การทำงานที่บ้าน เป็นสิ่งที่เราส่วนใหญ่ต้องปรับตัวแม้ก่อนหน้านี้การทำงานในรูปแบบ WFH จะมีให้เห็นแล้วกับบริษัทระดับโลกอย่าง Google, Microsoft, Apple หรือ Amazon แต่วันนี้กลายเป็นทางเลือก และทางรอดจากการแพร่ระบาดของไวรัส Covid-19 เราจึงต้องช่วยชาติด้วยการ “กลับมาทำงานที่บ้าน”

ดูเหมือนง่ายแต่ในความเป็นจริงไม่ได้ง่ายเลย เพราะการทำงานในรูปแบบ WFH นอกจากต้องใช้เทคโนโลยีและระบบออนไลน์ และยังต้องมีวินัย ที่สำคัญต้องมีทัศนคติร่วมกันด้วยว่า WFH “ไม่ใช่วันหยุด”  มาเตรียมความพร้อมกับการ Work From Home  กันเถอะ

วางแผนการติดต่อสื่อสาร ดึงงานขึ้นออนไลน์

เลือกเครื่องมือให้เหมาะสมเพื่อใช้ในการติดต่อสื่อสาร  เช่น Facebook Messenger, LINE, Hangouts , Skype, Microsoft Teams มาช่วยในการคุยงาน ซึ่งโปรแกรมเหล่านี้สามารถประชุมแบบกลุ่มได้ด้วย

ในการเลือกเครื่องมือเพื่อใช้ร่วมกันในทีมช่วง WFH ต้องมีระบบโทรศัพท์ที่รองรับได้ มีอินเทอร์เน็ตรองรับแพลตฟอร์มในการทำเอกสารออนไลน์ ซึ่งมีให้เลือกใช้หลายแพลตฟอร์ม ทั้ง Google Suite (Doc, Sheet , Slide ) หรือ  Office 365  ( Excel , Word , Power point) ล้วนมีความสามารถให้ทุกคนสามารถทำงานอยู่บนเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกัน แม้จะอยู่ต่างสถานที่กัน ช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี

หรือ Video Conference ปัจจุบันมีให้เลือกใช้บริการหลากหลาย เช่น Microsoft Teams, Hangouts, Webex และ Zoom  รวมถึงแพลตฟอร์มสำหรับใช้ในการแชร์ไฟล์งาน ในปัจจุบันมีหลากหลายค่าย อาทิเช่น One Drive, Google Drive , Dropbox, icloud, Origami E-doc และ zDoc

สร้างพื้นที่สำหรับการทำงาน

สำหรับคนที่ไม่เคยทำงานที่บ้าน สิ่งแรกที่ต้องทำคือการหาพื้นที่ที่เราสามารถนั่งทำงานได้อย่างมีสมาธิ เช่น ถ้าในบ้านไม่มีห้องสำหรับทำงานเฉพาะ หรืออยู่ในคอนโดฯ เป็นห้องเดี่ยว ๆ อาจใช้วิธีจัดพื้นที่บางส่วนให้เป็นพื้นที่ทำงานชั่วคราว เช่น หาเก้าอี้นั่งตรงและโต๊ะที่เหมาะสำหรับนั่งทำงาน ยกไปไว้ในมุมที่ห่างจากสิ่งรบกวน ห่างจากทีวีหรือสิ่งบันเทิงที่ทำให้วอกแวกได้

หากอยู่ที่บ้านกับครอบครัว อาจต้องสื่อสารให้รู้ว่าคุณกำลังอยู่ในช่วงทำงาน ถึงแม้จะอยู่ที่บ้านก็ตาม สร้างขอบเขตที่ห้ามรบกวน อาทิ ปิดประตู คือกำลังทำงานอยู่ หรือบอกช่วงเวลาที่กำลังทำงานให้ชัดเจนเพื่อไม่ให้ไม่มีใครมารบกวน

 กำหนดเวลาการทำงาน

WFH ไม่ใช่ Vacation Time โดยปกติจะตรงตามเวลาปฏิบัติงานจริง อาจจะ เป็น 8.30 -16.30 น. หรือ 9.00 – 17.00 น.

และเราควรจะแยกเวลาทำงานออฟฟิศออกจากเวลาทำงานบ้าน การทำงานบ้านระหว่างพักนอกจากจะทำให้ไม่ได้พักผ่อนเต็มที่แล้ว ยังอาจทำให้เหนื่อย และเวลาทำงานยืดยาวออกไปอีกด้วย

            สิ่งสำคัญที่สุดวิธีการทำงานแบบ Work from Home ให้เวิร์ก คือต้องนึกอยู่เสมอว่า เรากำลัง Work หรือทำงานอยู่ เพียงแค่สถานที่ทำงานมันคือในบ้านของเรา

เราต้องกำหนดเป้าหมายการทำงานให้ชัดเจน วางแผนว่าแต่ละวันหรือแต่ละชั่วโมงเราจะต้องทำงานอะไรออกมาให้เสร็จบ้าง และทำตามนั้นให้ได้ และการจัดสิ่งแวดล้อมให้เอื้อต่อการทำงาน จัดสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เอื้อต่อการทำงานอย่างมีสมาธิ  การสื่อสารระหว่างเพื่อนร่วมงานและหัวหน้าเป็นเรื่องสำคัญ

อย่าลืมรายงานตัวทุกวัน เพื่อบอกเป็นนัย ๆ ให้ทราบว่าเราพร้อมพูดคุยเรื่องงานแล้ว แจ้งความคืบหน้าให้ทราบอย่างต่อเนื่อง ส่งงานทันกำหนดและไม่สร้างภาระให้กับผู้ร่วมงานคนอื่น เพียงเท่านี้ก็พิสูจน์ได้ว่าเรามีความรับผิดชอบในการทำงานแบบ Work From Home แล้วค่ะ