ร่วมด้วยช่วยกัน “บริหารงบดูแลชุมชนให้สมดุล”

การอยู่อาศัยร่วมกันในคอนโดมิเนียม เปรียบเสมือนเราได้อยู่ร่วมกันเป็นชุมชนๆ หนึ่ง ที่จำเป็นที่จะต้องร่วมมือ ร่วมใจกันทำให้ชุมชนของเรานั้นเป็นชุมชนที่น่าอยู่อย่างยั่งยืน

จะไปถึงจุดนั้นได้ สิ่งสำคัญที่สุดก็คือ การบริหารจัดการชุมชนอย่างมีประสิทธิภาพ จากฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ เจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดการ คณะกรรมการนิติบุคคล และเจ้าของร่วม

แน่นอนว่าการบริการจัดการเหล่านี้ คือ ค่าใช้จ่ายหลักๆ ของโครงการ ที่หลายๆ แห่งมักจะประสบปัญหาคล้ายๆ กัน ก็คือ อาการชักหน้าไม่ถึงหลัง เพราะทุกวันต้นทุนการบริหารจัดการมีแต่จะเพิ่มขึ้น แต่ค่าใช้จ่ายส่วนกลางเราไม่อาจจะขึ้นกันได้บ่อยๆ เชื่อกันมั๊ยว่า รายรับจากค่าใช้จ่ายส่วนกลางที่เรียกเก็บจากเจ้าของร่วมเป็นรายเดือน รายไตรมาส หรือรายครึ่งปีนั้น มักไม่เพียงพอกับค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นในการบริหารโครงการให้เป็นระเบียบ เรียบร้อย และสวยงามน่าอยู่

เมื่อต้องขาดทุนอยู่บ่อยๆ ประสิทธิภาพในการบริหารจัดการก็จะลดลงตามไปด้วย มันก็จะย้อนกลับมาถึงคุณภาพของการอยู่อาศัยในชุมชนนั้นๆ ในที่สุด วันนี้เรามาหาวิธีรัดเข็มขัด ไม่ให้ค่าใช้จ่ายวิ่งเกินงบประมาณที่มีอยู่ และหาทางเพิ่มรายได้ให้กับชุมชน ซึ่งเรื่องเหล่านี้ อย่าคิดว่าเป็นหน้าที่ของฝ่ายจัดการแต่เพียงอย่างเดียว แต่เป็นเรื่องของสมาชิกทุกคนในชุมชน

จากการสำรวจพบว่า ค่าใช้จ่ายหลักๆ ในการบริการชุมชน  ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักจะเกินกว่าเงินค่าส่วนกลางที่จัดเก็บมาได้ ถ้าไม่มีรายได้เสริมจากทางอื่นที่มีสัดส่วนประมาณ 27% ของรายได้รวมมาช่วยเติมในส่วนที่ขาด นานๆ ไปก็จะเกิดปัญหาในการบริการโครงการได้ (รายได้รวม = รายได้จากการเก็บค่าส่วนกลาง(73%)+รายได้เสริม (27%) เช่น ค่าที่จอดรถ ค่าบริการฟิตเนส สระว่ายน้ำ ค่าใช้พื้นที่ส่วนกลาง เป็นต้น)

จากการติดตามแนวโน้มรายได้ของชุมชน จะพบว่า รายได้จากการเก็บเงินค่าส่วนกลางมีแนวโน้มจะเก็บได้ช้าลง ด้วยภาวะเศรษฐกิจที่ชะลอตัวลง ปัญหาหนี้ครัวเรือนที่พอกพูนขึ้น ขณะที่รายได้เสริมบางเรื่องก็มีแนวโน้มจะจัดเก็บได้ลดลงเช่นกัน ขณะที่ค่าใช้จ่ายหลักจะสูงขึ้นในทุกรายการ ซึ่งจะส่งผลให้ฝ่ายจัดการต้องพยายามคุมไม่ให้เกิดปัญหาขาดทุน เช่น อาจจะต้องเลื่อนการซ่อมบำรุงออกไป หรือต้องเก็บเงินพิเศษ หรือทางออกสุดท้ายคือ ต้องขึ้นค่าส่วนกลาง ซึ่งทุกคนก็คงไม่อยากให้ไปถึงตรงจุดนั้น

สูตรสำเร็จของการจะทำให้บัญชีงบประมาณรายเดือนในการบริหารชุมชนไม่มีปัญหาขาดทุน หลักๆ เลยก็คือ การลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มรายได้ ซึ่งวิธีการลดค่าใช้จ่ายสามารถทำได้หลายวิธี อย่างเช่น การบริหารจัดการคนซึ่งถือเป็นต้นทุนหลักในการบริหารชุมชน เราสามารถทำได้หลายวิธี ได้แก่ การจัดอัตรากำลังให้เหมาะสมกับงาน เช่น ปกติเราจ้างรปภ.ในโครงการ 5 คน ซึ่งรปภ.นอกจากจะดูแลในเรื่องความปลอดภัยแล้ว ยังต้องอำนวยความสะดวกในเรื่องการจราจรในที่จอดรถ หรือในโครงการด้วย

ถ้าเราแยกงานในส่วนของการอำนวยความสะดวกด้านการจราจรมาจ้างคนที่มีค่าจ้างถูกกว่า 2 คน แล้วลดจำนวนรปภ.ที่จะเหลือแค่หน้าที่ดูแลความปลอดภัยอย่างเดียวลงเหลือ 3 คน ก็จะช่วยลดต้นทุนการจ้างลงได้ เป็นต้น

นอกจากนี้ ยังมีแนวคิดเรื่องของการขยายของเขตงานของบุคลากรให้ช่วยงานอื่นๆ ได้ เช่น การให้รปภ. ซึ่งต้องเดินตรวจตราความปลอดภัยในทุกพื้นที่ของโครงการอยู่แล้ว ช่วยงานฝ่ายช่างในการตรวจดูความเรียบร้อยของระบบต่างๆ ในโครงการด้วย หรือให้คนสวนช่วยดูแลความสะอาดในพื้นที่ที่รับผิดชอบ เพื่อแบ่งเบาหน้าที่ของพนักงานทำความสะอาด เป็นต้น

ส่วนในเรื่องของการลดต้นทุนการดำเนินการ ก็สามารถทำได้ด้วยการนำเทคโนโลยี่ต่างๆ เข้ามาใช้แทนคน

แต่สิ่งสำคัญที่สุด คือ ความร่วมมือร่วมใจของผู้อยู่ในชุมชนที่จะช่วยให้การลดค่าใช้จ่าย และการเพิ่มรายได้ทำได้ง่ายขึ้น โดยเริ่มจากสิ่งใกล้ๆ ตัว เช่น การช่วยดูแลความสะอาดเล็กๆ น้อยๆ ในโครงการ การสอดส่องดูแลความเรียบร้อย หรือร่วมด้วยช่วยกันหามาตรการในการประหยัดพลังงานในโครงการ เมื่อทุกคนมีจิตสำนึกและตระหนักรู้ว่า เราต้องหาทางช่วยกันประหยัดเพื่อลดค่าใช้จ่ายในการดูแลโครงการ เริ่มต้นเพียงเท่านี้ เป้าหมายการลดค่าใช้จ่ายต่างๆ ก็คงไม่ไกลเกินเอื้อม และสุดท้ายผลประโยชน์ก็จะต้องมาถึงทุกคนที่อยู่ในชุมชน ทำให้เกิด “ชุมชนน่าอยู่ อย่างยั่งยืน” ต่อไป

จากงานเสวนาประธานกรรมการครั้งที่ 12